O czym należy pamiętać organizując wyjazd integracyjny za granicę?

Wyjazdy integracyjne to nieodzowny element życia każdej firmy. Organizują je przedsiębiorstwa każdej wielkości, od małych, po wielkie korporacje. Coraz popularniejsze są także pracownicze wyjazdy integracyjne za granicę. O czym musimy bezwzględnie pamiętać organizując wypad poza Polskę?

To jedno z najtrudniejszych zadań dla organizatora wyjazdy firmowego za granicę. To już nie jest typowy wyjazd nad polskie morze, góry czy jezioro, gdzie wystarczy nam dojazd autokarem. W zależności od miejsca destynacji, ilości problemów do rozwiązania przybywa. 

Na start decydujemy o rodzaju transportu. Jeżeli wybieramy się nieopodal granic polskich, raczej możemy pozostać przy sprawdzonym autokarze. Jednakże jeśli wyjazd planujemy dalej, warto zdecydować się na samolot. W tym przypadku musimy zadbać o to, by każdy uczestnik zabrał ze sobą  komplet dokumentów. To niezwykle ważne w przypadku kontroli na lotniskach. 

Bezwzględnie należy zadbać również o ubezpieczenie wyjazdu oraz podróżne ubezpieczenie NWW dla uczestników! Ten niezwykle istotny szczegół może czasem pozwolić na uniknięcie wielu nieprzyjemności związanych z ewentualnym wypadkiem lub problemami zdrowotnymi w trakcie pobytu setki kilometrów poza Polską. 

Wszyscy słyszeliśmy opowieści o hotelach, w jakich przyszło spać niektórym w trakcie ich pobytu za granicą. Zazwyczaj nie były to historie przyjemne. Na naszym zagranicznym wyjeździe integracyjnym chcielibyśmy uniknąć wszelkich wpadek, dlatego też szukając miejsca zakwaterowania powinniśmy dokładnie sprawdzić kilka kwestii. Oto najważniejsze:

• Opinie klientów: dokładny research ocen wystawianych przez gości hotelu lub uczestników poprzednich eventów. Najlepiej bazować na kilku niezależnych źródłach.

• Portfolio hotelu: nie zaszkodzi poprosić o portfolio, które pokaże nam czy wybrane przez nas miejsce ma doświadczenie w kwestii przyjmowania dużych, zorganizowanych grup oraz organizacji tego typu eventów.

• Lista klientów: sprawdzenie listy dotychczasowych klientów. Może się zdarzyć, że znamy kogoś, kto już odwiedził dany hotel i będzie mógł z pierwszej ręki opowiedzieć nam o obiekcie. 

• Lokalizacja obiektu: sprawdźmy, czy obiekt jest dobrze skomunikowany z centrum miasta, dworcami i miejscowymi atrakcjami. Nikt w trakcie wyjazdu nie chce bowiem tracić niepotrzebnie czasu na długie dojazdy. 

• Wielkość obiektu: dobierajmy miejsce naszego zakwaterowania adekwatnie do wielkości naszej grupy. Wybierając duży hotel z pewnością trafimy na zwykłych gości i inne grupy zorganizowane, które skutecznie mogą uprzykrzyć nam życie. Dlatego warto poszukać miejsca, które zajmiemy w całości, lub w większości.

• Zaplecze obiektu: zapytajmy o zaplecze hotelu, czy ma sale konferencyjne, w którym możemy urządzać spotkania. Atutem będą baseny, spa i inne atrakcje, które uprzyjemnią wyjazd Twoim pracownikom. 

Dobry hotel to naprawdę połowa sukcesu całego przedsięwzięcia. Przyłóżmy się do tego, by zaproponować uczestnikom obiekt z najwyższej półki.

Jadąc na zagraniczny wyjazd integracyjny nie mamy zamiaru spędzać czasu w hotelu. W trakcie kilku dni pobytu w konkretnym miejscu postarajmy się zadbać o naprawdę atrakcyjny program całego wyjazdu. Skrupulatnie sprawdźmy miejscowe atrakcje turystyczne, możliwość wejścia do parków narodowych, atrakcje sportowe (np. mecze popularnych miejscowych drużyn), czy chociażby muzea. 

Bardzo popularne ostatnimi czasy są różnego rodzaju gry miejskie, które zaangażują uczestników do wspólnej, integracyjnej zabawy pełnej emocji. W Polsce działa kilka wyspecjalizowanych firm, które posiadają spore doświadczenie w organizacji tego typu gier i zabawy. Gwarantujemy, że zachwyceni będą nawet najbardziej wybredni “wyjazdowicze”.

Aby wszystko się udało, warto pomyśleć o pomocy miejscowych firm i instytucji. Zadbajmy o najlepsze firmy przewozowe, doświadczonych przewodników czy chociażby restauracje. Bez konkretnego researchu w powyższych kwestiach bardzo łatwo nadziać się na minę. Każda wpadka z pewnością będzie zapamiętana…

Jak widzicie, organizacja wyjazdu integracyjnego to nie lada wyzwanie. W tym tekście zwróciliśmy uwagę na kilka, najważniejszych kwestii, ale to tylko podstawowe elementy większej układanki! Jeżeli chcesz spać spokojnie i nie martwić się o zagraniczny wyjazd integracyjny dla pracowników – zapraszamy do kontaktu! Pomożemy!